Il team e la rete dietro VotePromotion

La maggior parte delle agenzie nasconde il proprio team dietro una foto stock di persone che indicano un laptop. Noi non siamo come la maggior parte delle agenzie. Al centro siamo in tre, più una manciata di freelance con cui lavoriamo da abbastanza tempo da sapere quale caffè ordinano. Questa è l'intera azienda. Se ci ingaggia, è una di queste tre persone a risponderle ai messaggi.

Per noi questo conta. Quando ha partecipato a quel concorso fotografico polacco o a quella competizione di brand a livello UE, si è fidato di persone reali dall'altra parte della piattaforma. Merita persone reali anche da questa parte.

Noi tre

Anya — analista, Minsk

Anya si occupa dei numeri. Lavora nell'analisi dei dati da cinque anni, è cresciuta in un piccolo e-commerce di Minsk prima di unirsi a noi ed è il motivo per cui i nostri report significano davvero qualcosa. Usa GA4 e Plausible, a seconda di ciò che il cliente ha già installato. Si rifiuta di usare Hotjar perché ritiene che le registrazioni delle sessioni siano inquietanti. Questa discussione non l'abbiamo ancora vinta.

Il suo lavoro, giorno per giorno, consiste nell'osservare da dove arrivano i visitatori della pagina del concorso, quanto tempo restano e se si convertono in un voto, una condivisione o un commento. È anche lei a scrivere il resoconto settimanale che riceve da noi ogni lunedì. Se desidera i file CSV grezzi, glieli invierà. Se preferisce un riepilogo di un paragrafo perché ha altro da fare, scriverà quello. Lasciamo scegliere ai clienti.

Un limite onesto: Anya non si occupa di modellazione dell'attribuzione su Meta e TikTok a pagamento contemporaneamente. Ci ha provato. I dati sono troppo confusi per i budget ridotti con cui lavoriamo, e fingere il contrario sarebbe disonesto. Per il lavoro di attribuzione multicanale servono un'agenzia più grande e un retainer mensile a cinque cifre. Non siamo noi.

Marek — produttore creativo, Wrocław

Marek vive a Wrocław e produce contenuti foto e video da sette anni, iniziando con la videografia di matrimoni prima di passare al lavoro per i brand. Si è unito alla nostra rete all'inizio del 2023 ed è diventato full-time con noi nell'ottobre dello stesso anno. È la persona che decide se la sua partecipazione al concorso esistente ha bisogno di un aggiornamento, di un nuovo shooting o semplicemente di didascalie migliori su ciò che ha già.

Ecco un'opinione leggermente controcorrente che sostiene, e con cui siamo d'accordo: la maggior parte delle partecipazioni ai concorsi non ha bisogno di nuove foto. Ha bisogno di un ritaglio migliore, di didascalie oneste e di una miniatura che non assomigli a quella di tutti gli altri. Marek le dirà quando un nuovo shooting è uno spreco di denaro. A febbraio ha rifiutato uno shooting da 1.400 PLN perché le foto originali del cliente erano già forti — ha inviato invece un suggerimento di montaggio di 20 minuti e ha addebitato la chiamata.

Lina — community outreach, da remoto dalla Lituania

Lina si occupa del lavoro con le community. Quattro anni di esperienza, nativa su Discord e Reddit, semi-fluente su Mastodon, profondamente scettica verso LinkedIn. È lei a parlare davvero con le community dove i suoi potenziali votanti già si ritrovano — subreddit di hobby, server Discord di nicchia, gruppi Facebook regionali, a volte canali Telegram.

Ciò che Lina non fa, e ciò che non faremo mai: non finge di essere un comune membro della community per promuovere la sua partecipazione. Non crea account fittizi. Non manda messaggi privati a sconosciuti chiedendo voti. Tutto ciò che pubblica è dichiarato apertamente come promozione o contenuto sponsorizzato. Questo ci costa in termini di reach. Ma ci tiene anche fuori dai guai con i Termini di Servizio delle piattaforme e con l'Articolo 7 della Direttiva UE sulle pratiche commerciali sleali (2005/29/CE), che considera l'intento commerciale nascosto come un'omissione ingannevole. Può leggere lei stesso la direttiva su eur-lex.europa.eu.

La rete di freelance

Attorno a noi tre ci sono sette freelance che coinvolgiamo quando un progetto lo richiede:

1. Quattro fotografi, distribuiti tra Varsavia, Cracovia, Danzica e Vilnius. Scegliamo prima in base alla posizione, poi allo stile.
2. Due copywriter — uno scrive in polacco, uno scrive in inglese. Nessuno dei due finge di scrivere nell'altra lingua. In passato abbiamo provato con autori bilingui e il lavoro è sempre risultato più debole.
3. Un motion designer, con base a Tbilisi, che realizza i brevi video in loop e le miniature animate quando il formato di un concorso le premia.

Non sono collaboratori senza volto. Abbiamo lavorato con ciascuno di loro su almeno quattro progetti. Conoscono i nostri standard, conoscono la nostra politica di rimborso (veda /refund.html) e sanno che se mai dovessero suggerire di acquistare engagement su un progetto, non lavoreremmo più con loro.

Perché restiamo piccoli, di proposito

Più o meno una volta a trimestre ci chiedono perché non cresciamo. La risposta onesta è che questo lavoro non scala bene, e i clienti che ne hanno bisogno non traggono alcun beneficio dalla nostra crescita.

Un lavoro di promozione di un concorso ha una scadenza netta, una finestra di voto fissa e un risultato che è un piazzamento oppure no. Non c'è alcun ricavo ricorrente. Non c'è alcuna metrica SaaS da far crescere. Ogni progetto è un solo ciclo di lavoro per un solo cliente, e poi finisce. Se assumessimo altre dieci persone, dovremmo riempire i loro calendari o accettando lavori in cui non crediamo (schemi di voto a pagamento, servizi di engagement falso, richieste di aggirare i concorsi, tutto ciò che rifiutiamo) oppure prendendo il doppio dei clienti a testa e svolgendo ogni lavoro peggio.

Dietro tutto questo c'è un numero reale. Nei dodici mesi conclusisi ad aprile 2026 abbiamo rifiutato il 37% delle richieste. Alcune perché il regolamento del concorso vietava esplicitamente la promozione a pagamento (controlliamo sempre prima — veda le linee guida sulle promozioni di Meta su facebook.com/policies_center/pages_groups_events/promotions, riviste l'ultima volta nella primavera del 2025 e che richiedono ancora che qualsiasi promotore si assuma piena responsabilità). Alcune perché la tempistica era irrealistica. Alcune perché il cliente voleva che facessimo cose che non faremo.

Preferiamo rifiutare un lavoro piuttosto che svolgerlo male. Il prossimo cliente racconta a più potenziali clienti di qualsiasi annuncio che potremmo pubblicare.

Un esempio specifico, reso anonimo

L'autunno scorso abbiamo lavorato con un partecipante a un concorso regionale polacco di fotografia gastronomica. Un singolo concorrente, budget modesto (circa 2.800 PLN in totale su sei settimane), prodotto di una piccola attività di verdure fermentate di Poznań. Anya ha impostato un tracciamento Plausible di base sulla landing page della partecipazione. Marek non ha rifatto le foto — quelle esistenti erano buone — ma ha ricostruito tre didascalie in polacco e inglese. Lina ha trovato due subreddit dedicati al cibo e un server Discord dove i post sponsorizzati dichiarati erano consentiti, ha pubblicato lì e ha risposto alle domande per dieci giorni.

La partecipazione si è classificata 14ª su 312 candidature. Non una vittoria. Il cliente era soddisfatto perché lo stesso impegno gli ha portato 89 nuove iscrizioni alla newsletter, che contavano più del piazzamento al concorso per la sua attività reale. Questo lo consideriamo un successo. Consideriamo invece un fallimento la volta in cui, nel 2024, abbiamo lavorato a un concorso di design e ci siamo classificati 47esimi su 60, e abbiamo scontato quella fattura del 40% in base alla nostra politica di rimborso.

Cosa significa per lei

Lavorare con un team di tre persone più una piccola panchina di freelance comporta alcune cose specifiche:

• I tempi di risposta sono di norma inferiori alle quattro ore durante i giorni lavorativi europei. A volte più lunghi nei fine settimana. Non fingiamo di offrire un'assistenza 24/7, perché non lo facciamo.
• Parlerà con le stesse persone per tutto il percorso. Non c'è alcun passaggio di consegne a un account manager, perché non ci sono account manager.
• Possiamo gestire solo circa sei-otto progetti attivi alla volta. Quando siamo al completo, lo diciamo. Se la scadenza del suo concorso è tra nove giorni e siamo al massimo della capacità, le diremo di cercare qualcun altro piuttosto che promettere troppo.
• Se il suo concorso è in una lingua che nessuno di noi parla (ungherese, greco, finlandese), glielo diremo e rifiuteremo. Quest'anno lo abbiamo già fatto due volte.

Se vuole sapere di più su come gestiamo concretamente un progetto, dall'avvio alla chiusura, lo trova su /process.html. Se vuole sapere quanto costiamo, è su /pricing.html, e sì, i numeri sono reali e aggiornati al momento della scrittura.

Tre persone, sette freelance, una sola regola condivisa: nessuna scorciatoia che ci metterebbe in imbarazzo se l'organizzatore del concorso ci chiedesse come abbiamo svolto il lavoro. Questa è l'intera azienda. Questa è l'intera proposta.